员工私下转资产？固定资产管理这样做，再也不怕 “暗箱操作”！
最近有固定资产管理员朋友吐槽：“昨天查台账，发现一台笔记本电脑‘失踪’了，问了才知道，是 A 员工离职时私下转给 B 员工用了，俩人都没说！”
这种 “员工私下交接资产” 的情况，其实特别常见，但坑却不小：资产到底在谁手里、有没有损坏，管理员完全不知情；时间一长，台账和实际情况对不上，想找问题都没头绪；万一资产丢了、坏了，责任都没法划分。
作为固定资产管理员，怎么才能拦住这种 “悄悄转移”，让每一次资产变更都明明白白？其实不用复杂操作，做好 “流程 + 系统” 两步，就能轻松解决。
先搞懂：为啥私下交接会 “坑” 管理员？
很多员工觉得 “不就是把电脑 / 打印机转给同事用吗？没必要麻烦”，但对管理员来说，这会导致三个大问题：
- 资产 “失控”
：台账上记着资产在 A 那，实际在 B 那，后续盘点、维修、报废都找不到人对接； - 责任 “真空”
：要是资产在私下交接时碰坏了，A 说 “交的时候好好的”，B 说 “拿到就坏了”，到底谁负责？根本说不清； - 后续 “埋雷”
：万一公司要核对资产、做成本核算，账实不符会导致数据出错，甚至影响工作进度。如果资产管理员换了人，更……
优化第一步：把 “私下交接” 变成 “走流程”，人人都清楚
别让员工 “自己说了算”，要定一个简单的规则：不管是离职转交、跨部门借用，还是临时使用，只要资产要换主人，必须先告诉管理员，走系统申请。
具体可以这样做：
告诉员工 “流程不麻烦”：比如员工想转资产，只需要在公司的固定资产系统里填 3 个信息 —— 要转的资产编号（贴在资产上的标签）、接收人是谁、交接时间，提交后等管理员确认就行，全程 5 分钟搞定； 管理员 “及时盯进度”：系统收到申请后，先核对资产状态（比如有没有损坏），再通知接收人确认，最后在系统里更新 “使用人” 信息，这样每一步都有记录，谁也没法 “暗箱操作”。
优化第二步：用好系统 “盯梢”，变更全知道
很多公司其实有固定资产管理系统，但不少管理员只用它记台账，没发挥 “实时跟踪” 的作用。其实系统才是避免 “私下交接” 的好帮手：
给资产贴 “专属身份证”：每台设备贴一个带二维码 / 条形码的标签，员工交接时，管理员扫码就能在系统里调出资产信息，确认没问题再更新使用人，避免 “错转、漏转”； 开 “变更提醒” 功能：要是系统支持，就设置 “资产使用人变更提醒”，一旦有人提交申请，管理员能立刻收到消息（比如企业微信），及时处理，不会等问题积累才发现； 定期用系统 “对账”：每周花 10 分钟，在系统里导出 “资产使用人清单”，对比实际使用情况，要是发现有没走流程的变更，及时补录并提醒员工下次走正规手续。
最后想说：管理不是 “防员工”，而是 “理清楚”
其实大多数员工私下交接资产，不是故意违规，而是不知道 “要走流程”。所以管理员除了优化流程、用系统，还要多跟员工沟通：比如新人入职时，简单讲下 “资产交接要走系统”；部门会议上提一嘴 “私下转资产会导致台账混乱，影响大家后续用资产”。
当流程简单、系统好用、员工清楚规则，“私下交接” 的问题自然会减少，管理员也不用再为 “资产失踪” 头疼 —— 毕竟，固定资产管理的核心，就是让每一件资产都 “有记录、有着落、有责任” 呀！
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