「资产云管理」如何用Excel模板导入大量资产?
更新时间:2020-06-12 10:10
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打开资产导入功能
模板下载:请先点击模板下载,效果如下,按照指定格式填写完成后
继续导入,如下所示,绿色代表导入成功(注意其中分类编码等这种是06的,一定要是06,不能是数字6)
导入说明
资产编码:编码就是你搜索的时候会显示这个编码的资产,会显示多条,等于这一类编码对应多条资产,可能在不同位置,这里无特殊需要建议不要使用,不是资产条码,它不是唯一的。如无必要不要填写,仅仅使用资产条码即可
资产名称:必填项。
是否条码管控:判断资产管理方式,若选择是,则该资产将都会使用条码管理,若选择否,该资产为非条码管理,只用管理数量即可,特别注意,一旦选择成功,后期将不能变更。选择或者输入:是/否
资产条码:必填项,数字、字符或者混合。为了便于扫码识别,请保持资产条码长度在30位以内。如果您已经有资产条码,请确保每个资产的条码是唯一的;如果您没有资产条码,也可不填,不填默认为非条码管控资产,只需要管理资产的数量就行;请注意,模式一旦选择好后期将不能更改;如果您已经有资产条码,请确保每个资产的条码是唯一的并设置为资产为 条码管控;如果您没有资产条码或者想使用非条码管理方式,也可不填,注意将资产选择设置成 非条码管理
位置代码:必填项,存放资产在哪个位置的代码,特别注意如果代码为 06,则excel中也要填写对应为 06,不可以为 6 ,这样系统将不能识别;对应代码如下图:
分类代码:必填项,存放资产在那个分类下的代码,*特别注意如果代码为06,则excel**模板**中也要填写对应为06,不可以为6*(注意其中分类编码等编码类如果是纯数字这种是06的,一定要是06,不能是数字6,同时excel可能会自动将06转换为6,这样系统也将读取不到),分类代码这种可以是英文+数字,没有汉字和标点符号就行,一定对应电脑端分类代码即可;对应位置如下:
使用期限:非必填项 仅支持数字,例如:12, 24, 36。如果不输入自动匹配当前分类中的使用期限
数量:这里数量需要特别注意,若是有条码,则数量只能为1;若是资产没有条码,这里为空,则资产数量可以>=1
金额:必填项,资产购入单价,便于后期资产折旧计算
规格:资产的规格描述。如 红色,蓝色;8+256G; 特别注意,条码管理的资产是唯一的,所以可以录入每一个唯一资产的对应型号; 但是非条码管理的资产如果名称类别一样,那么型号将会覆盖掉; 比如我录入名称: U盘 ; 类别:通用类别, 第一次录入 20个,规格型号为 32G; 第二次录入 30个,规格型号为 64G,那么则会变成 50个 64G; 实际录入方式你应该命名为 32G金士顿U盘,类别为通用类别 ,这样的话才是准确的; 所以规格型号 针对数量管理这里要特别注意。
单位:必填项,描述单位,比如 台,个等;请注意是非财务里面的单位
来源:非必填项。可选择来源如下:购入、自建、租赁、捐赠、其他。如果不选择默认为【购入】
SN:如果是非条码管控资产不要输入SM,这里仅仅允许条码管控资产输入SN;特别注意,若填写sn,请使用 英文或者数字,且不能条码重复,都是唯一识别码;SN码是Serial Number的缩写,有时也叫SerialNo,也就是产品序列号,产品序列是为了验证“产品的合法身份”而引入的一个概念,它是用来保障用户的正版权益,享受合法服务的;一套正版的产品只对应一组产品序列号。SN码别称:机器码、认证码、注册申请码等。比如苹果售后维护唯一序列号等。
购买时间:资产购买时间
资产状态:分三个状态,闲置:资产为闲置状态;领用:资产为领用状态;借用:资产为借用状态
使用人员:此处若填写使用人,需填写资产状态为闲置/领用;若您是通过企业微信管理资产的用户(使用企业微信管理或者登录资产云管理):请填写登录名,如下图所示:
若您是非企业微信使用(也就是不需要使用企业微信管理固定资产或者登录)的用户,则可以直接输入姓名:
使用部门:此处若填写使用部门,需填写资产状态为闲置/领用;若您是企业微信管理资产的用户(使用企业微信管理或者登录资产云管理):请填写登录名,如下图所示:
若您是非企业微信使用(也就是不需要使用企业微信管理固定资产或者登录)的用户,则可以直接输入机构名称:
存放地点:只有在领用状态下,填写才有效,如填写示例:3#201 表示资产领用在 3楼201
备注:资产购买备注,比如京东购买
导入成功如图所示:
那么导入失败怎么处理
编辑后如下,我只填了一部分其中黄色的必填
然后点击「excel导入」,导入后显示如下
如上图所示,就是导入失败的效果
第二条导入失败,总计导入数量6个资产,失败6个,那么这里说明导入的6个资产都失败了,那么如何排查错误了?按以下操作图示即可
对指定资产进行修改后导入
上述红色显示数据导入失败那么我们可以点击修改看看哪些数据有问题,如下所示很多信息都没有填写
那么我们可以直接在上面修改,也可以去excel直接修改,正确填写即可;如果有问题,这里都会是红色,正确填写保存完后如果校验通过则会自动入库。到时会显示导入成功。一定要将鼠标浮动到每个资产上,才能看到哪里出错。
特别注意
数量管理资产请不要导入时选选择领用状态,请直接选择闲置状态
导入不能自动生成条码,如果有5个资产,那么请最直接输入5个条码,条码不能包含特殊符号比如./等,不要有中文字符
如果导入成功一部分,还有部分未成功,请不要直接删除,否则你将不知道哪些是导入成功,哪些导入失败的数据;请确认所有资产是否导入成功;若部分资产未导入成功,请导出错误资产或者修改正确后进行删除。
然后点击导出或者修改都行(如果要删除,先导出;或者一个个修改正确即可)
然后进行删除单据即可。